Faq’s

Personne de contact

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Personne de contact » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment remplir la section « Personne de contact » ? Indiquez les coordonnées de la personne qui sera en contact avec les voyageurs et qui réalisera les check-in et check-out. Rappelez-vous d’ajouter un numéro de téléphone mobile afin de recevoir les notifications de réservation par SMS. Une fois avoir rempli les coordonnées, cochez la case « ceci est la personne de contact principal avec le client » et également la case indiquant que cette personne recevra les notifications. Vous ne pouvez indiquer qu’une seule personne de contact, mais plusieurs personnes peuvent recevoir les notifications. Notre système vous permet également d’importer des contacts depuis d’autres propriétés via l’option « Importer », afin de faciliter cette...

Publier

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Publier » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@only-apartments.com. Que dois-je faire dans la section « Publication » ? Une fois arrivé à cet écran, votre appartement est prêt à être publié. Vous pouvez cliquer sur « Aperçu » pour avoir une idée de comment il sera affiché sur notre site web. Avant de pouvoir le publier, vous devez vous rendre sur votre calendrier afin d’établir vos prix, saisons, réductions et bloquer les dates qui sont déjà occupées. C’est très important afin d’éviter les overbookings (Consulter notre politique d’overbooking ici). Une fois ceci effectué, vous pourrez faire glisser le bouton de publication sur « ON », bien que vous devez savoir que votre appartement ne sera pas publié directement sur notre page web, mais il sera soumis à un processus de révision manuelle afin de s’assurer que tout est correct. Durant ce processus, un de nos assistants vous téléphonera pour le vérifier avec...

Disponibilité et prix

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Disponibilité et prix » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment fonctionne l’onglet « Calendrier » ? Sur cette page vous disposez d’une vision complète de votre calendrier. Vous pouvez choisir entre deux modes d’affichages grâce aux boutons suivants :   Si vous cliquez sur le premier, les mois seront affichés horizontalement, et vous pourrez choisir si vous souhaitez voir le calendrier global (avec disponibilité et prix), si vous préférez voir uniquement les prix ou uniquement la disponibilité.   Si vous choisissez la deuxième option, les mois seront affichés en carrés et vous pourrez choisir de voir la disponibilité ou les prix grâce au bouton:   Quand vous sélectionnez des dates sur le calendrier, vous pourrez :Créer une réservation sur ces dates (en cliquant sur « Créer réservation »), si elle provient d’un autre site. Les réservations provenant de Only-apartments apparaissent directement sur votre calendrier sans action nécessaire de votre part.. Bloquer ces dates (Cliquez sur « Fermer la vente ») Appliquer une saison sur ces dates (cliquez sur « Appliquer saison »). Vous pourrez sélectionner une saison crée au préalable dans l’onglet « Saison », ou en créer une nouvelle. Appliquer des valeurs directes et uniques à ces dates (Cliquez sur « Appliquer valeurs directes »). Appliquer une réduction sur ces dates (cliquez sur « Appliquer réduction»). Vous pourrez sélectionner une réduction crée au préalable dans l’onglet « Réduction», ou en créer une nouvelle.   Une fois que vous aurez bloqué vos dates et actualisé votre calendrier, cliquez sur le bouton « Actualiser le calendrier ». De cette manière, notre algorithme fera que...

Règles de la maison

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran «Règles de la maison » de l’extranet, et comment vous devez remplir chacune des sections. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com. Comment dois-je remplir les sections « Check-in et check-out » ? Vous devez spécifier ici la tranche horaire sur laquelle les clients peuvent arriver et partir de l’appartement, et appliquer des coûts supplémentaires si ils souhaitent le faire en dehors des horaires indiqués. Vous devez également établir comment se fera la remise des clés. Comment remplir la section « Restrictions » ? Vous devez indiquer le type de voyageur que vous ne souhaitez pas recevoir dans votre appartement. Ces options sont les plus demandées par nos propriétaires. Comment remplir la section « Avis spéciaux » ? Utilisez cet encart si vous souhaitez communiquer à vos clients une information importante à propos de votre propriété (travaux dans l’immeuble, escalier non adapté aux personnes âgées,...

Informations générales

Dans cette partie, nous vous expliquerons comment fonctionne l’écran « Données générales » de l’extranet et comment vous devez remplir chacun des différents points. Rappelez-vous que en cas de doutes, vous pouvez nous écrire à property@Only-apartments.com . Comment remplir la section de la monnaie et des unités? C’est très facile. Choisissez la monnaie avec laquelle vous souhaitez travailler et ce sera celle par défaut pour l’ensemble du processus d’enregistrement de votre propriété. L’avantage est que les clients pourront ensuite choisir en quelle monnaie ils veulent voir vos prix et notre système le calculera automatiquement. Comment remplir la section « Nom et type de propriétés »? Pour le nom de la propriété choisissez quelque chose qui attire l’attention et décris bien votre logement, avec un maximum de 75 caractères. Par exemple : « Appt  4 chambre luxueux  avec terrasse et vue sur la mer », « Loft moderne en centre ville avec parking », ou encore «Superbe appartement romantique idéal pour couple ». Nous avons fixé la limite à 75 caractères car les noms des propriétés ne devraient pas être très court, mais pas non plus trop long. De plus, ils s’adaptent ainsi parfaitement à notre page web. Si vous ajoutez une propriété avec plusieurs appartements (un appart hôtel par exemple), écrivez le nom générique de la propriété entière. Vous pourrez ensuite établir le nom de chaque propriété si vous le souhaitez. La partie type de propriété est très importante car selon ce que vous indiquerez, les sections suivantes pourront varier. Par exemple, si vous choisissez l’option « Appart hôtel », vous pourrez ensuite définir l’équipement que comporte chacun des appartements ou chambres dont vous disposez, alors que si vous indiquez « appartement »,...

Politique d’Overbooking

Comme vous le savez déjà, chez Only-apartments nous gérons un système de réservation immédiate. Nous avons choisi ce système de réservation en nous basant sur notre expérience acquise pendant 10 années et qui nous a montré que c’est un avantage pour le client (qui ne doit pas faire plusieurs pétitions avant de recevoir une confirmation de sa réservation) et pour le propriétaire (qui n’est pas obligé de répondre un grand nombre d’emails qui ne se transforment pas en réservation). C’est ainsi que nous évitons des possibles frustrations. Normalement, ce système est bénéfique pour tous. Malheureusement, nous avons constaté que la plupart des plaintes disposées sont en lien avec les réservations annulées par les propriétaires. Une annulation de ce type projette une image négative de l’entreprise et de la gestion du propriétaire. C’est pour cette raison qu’Only-apartments et les propriétaires doivent unir leurs forces afin de fournir un excellent service. Le principal problème est que le propriétaire a oublié d’actualiser le calendrier de son logement et qu’il était déjà occupé. Un autre problème fréquent est lié aux tarifs et saisons non actualisés. Le propriétaire est responsable de : -Avoir actualisé en permanence le calendrier de son logement ainsi que les prix pour les différentes époques et saisons de l’année (Noel, Fin d’Année, Pâques, Vacances de Noël, etc.) ou bien pour des évènements spéciaux (Salons, congrès, festivals, etc.). Aucune annulation ne sera acceptée par Only-apartments. – Le fait de ne pas avoir actualisé le calendaire ne donne pas le droit au propriétaire d’annuler une réservation. Chez Only-apartments nous n’exigeons pas l’exclusivité, et vous pouvez collaborer avec le site/ou agence que vous souhaitez : La seule...

FAQ’s

Je souhaite publier mon appartement sur Only-apartments, quelles sont les conditions?

Travailler avec Only-apartments ne comporte aucun coût pour le propriétaire. Notre commission vient toujours se rajouter au prix que vous avez établi pour votre appartement. De plus, vous n’êtes pas tenu de travailler exclusivement avec nous: vous disposerez d’un calendrier vous permettant de gérer la disponibilité de votre appartement.

Vous devez savoir que  nous ne travaillons pas « on request » (sur demande) et que cela implique que vous devez absolument maintenir votre calendrier à jour puisque les réservations sont immédiates et vous devrez les accepter: à partir du moment où votre propriété sera en ligne sur Only-apartments, vous devrez maintenir votre calendrier et prix actualisés et bloquer les dates indisponible à la réservation Only-apartments (si vous utilisez d’autres calendriers de gestion ou channel manager, nous disposons d’outils permettant de synchroniser le calendrier que vous utilisez avec le nôtre).

En général, nous ne recevons des réservations que pour des courtes durées (jours ou semaines), et très rarement pour un mois, ainsi il est nécessaire que quelqu’un s’occupe des check-ins et du ménage. Nous n’offrons pas ce genre de services de gestion mais suivant la région, nous pouvons peut-être vous recommander une entreprise ou personne qui puisse le faire.

Si vous êtes intéressé par publier votre logement sur Only-apartments, rendez-vous s’il vous plaît surl’espace propriétaire et créez un compte afin d’enregistrer votre appartement. Si vous avez le moindre doute sur les conditions de collaboration, vous pouvez nous écrire à property@only-apartments.com.

Dois-je accepter l’ensemble des réservations d’Only-apartments ?

Oui. Chez Only-apartments nous travaillons avec un système de réservation immédiate, sans confirmation. Nous avons opté pour ce système car nous nous sommes rendu compte avec les années d’expérience que c’est bénéfique ; tant pour le client (qui n’a pas besoin d’émettre de demande pour obtenir l’appartement) que pour le propriétaire (qui évite les échanges de mails infructueux et qui sait que quand il reçoit une réservation, elle est déjà confirmée). Nous évitons de cette manière les frustrations de la part des deux partis.

Ce système est très bénéfique pour tout le monde. Cependant, nous nous sommes rendu compte que la plupart des plaintes proviennent des clients ayant effectué une réservation qui sera annulée postérieurement par le propriétaire. Une annulation suppose un coût de gestion et de réputation très élevé.

Dans le cas où vous n’acceptez pas une réservation,  vous devrez répondre à notre Politique d’overbookings.

Que se passe-t-il si je n’accepte pas une réservation?

En tant que propriétaire d’Only-apartments, vous ne pouvez annuler aucune réservation. Dans le cas où vous décidez de refuser une réservation d’Only-apartments, vous devez impérativement nous le signaler en envoyant un email à info@only-apartments.com ou en nous contactant par téléphone. Dans tous les cas, vous ne devez pas contacter le client. Voici les conséquences de ne pas accepter une réservation  (spécifiées également dans notre Politique d’overbookings):

  • En cas d’une réservation non acceptée par un propriétaire, Only-apartments retirera temporairement  le/les logement/s et relogera les locataires. Le propriétaire devra payer des frais d’annulation pour un montant de 100 Euros (Il vous sera demandé de fournir vos coordonnées de carte bancaire).
  • Si le propriétaire fournit de l’aide à Only-apartments et prend les dispositions nécessaires pour reloger les clients, les frais d’annulation s’élèveront à 50 Euros. Si le client n’accepte aucune des alternatives proposées, le propriétaire devra payer des frais d’annulation pour un montant de 100 Euros, et Only-apartments remboursera au client le montant de la réservation.
  • Le fait que le propriétaire contacte directement le client, sans avoir contacté au préalable Only-apartments, constitue une violation de la présente politique. Dans ce cas, le propriétaire devra payer le montant de 100 Euros (pénalisation).
  • En cas d’annulation d’une réservation, le(s) logement(s) du propriétaire apparaitront à un rang inférieur dans les résultats du moteur de recherche d’Only-apartments. (Grâce à la mise à jour régulière du calendrier, votre logement réapparaîtra à un rang supérieur). Une fois que le propriétaire aura fait le versement correspondant, Only-apartments remettra en ligne le logement.

Si ces cas de réservations annulées ou réservation non acceptées par le propriétaire se reproduisent, Only-apartments se réserve le droit de retirer définitivement l’offre en question voire l’ensemble des logements du propriétaire. Si le motif d’une réservation non-acceptée est due à une cause de force majeur démontrable (travaux, incidence dans de logement etc.), Only-apartments révisera le cas afin de décider si le propriétaire peut être exempté du paiement des frais de pénalisation. Only-apartments se réserve le droit d’annuler à tout moment la collaboration avec le propriétaire, en exigeant que l’ensemble des réservations futures soient honorées.

J’ai un doute concernant une réservation que j’ai reçu. Que puis-je faire ?

Si vous avez le moindre doute sur une réservation reçue, écrivez-nous à info@only-apartments.com.

J’ai besoin de modifier les informations concernant mon appartement.

Vous pouvez modifier les informations, les conditions ou l’état de votre appartement directement depuis votre extranet de propriétaire. Si vous avez besoin de notre aide, vous pouvez nous écrire àproperty@only-apartments.com.

Qu’est-ce qui est inclus dans le montant du loyer ?

Le montant du loyer, c’est à dire le montant que le client doit payer au propriétaire, doit inclure la TVA si elle s’applique. Ainsi, ce montant ne pourra pas être facturé à part si le client demande une facture.

Si d’autres taxes ou charges sont applicables au client (par exemple la taxe de séjour ou l’électricité), elles doivent être spécifiées dans les conditions de l’appartement. A défaut, elles ne peuvent être facturées au client.